Jak wygląda kontrola projektu unijnego? Fakty i mity
Wielu przedsiębiorców, którzy otrzymali dofinansowanie, obawia się jednego momentu: kontroli projektu. Krążą o niej różne opinie – od dramatycznych historii po skrajne lekceważenie. Jak jest naprawdę? W tym artykule rozprawiamy się z mitami i pokazujemy, jak faktycznie wygląda kontrola projektu współfinansowanego z Funduszy Europejskich.
Co to jest kontrola projektu unijnego?
Kontrola to proces sprawdzający, czy projekt jest realizowany zgodnie z warunkami umowy o dofinansowanie. Obejmuje zarówno dokumentację, jak i realne działania (np. zakup sprzętu, osiągnięcie rezultatów). Celem kontroli nie jest „ukaranie”, ale zapewnienie prawidłowego wykorzystania środków publicznych.
Typy kontroli, z jakimi możesz się spotkać:
- Kontrola na miejscu realizacji projektu – przedstawiciele instytucji odwiedzają firmę i sprawdzają stan wdrożenia.
- Kontrola dokumentacji – odbywa się zdalnie, na podstawie przesłanych danych i skanów.
- Kontrola krzyżowa – sprawdzane są dane beneficjenta w różnych źródłach publicznych.
- Kontrola końcowa lub po zakończeniu projektu – ma potwierdzić, czy rezultaty projektu zostały osiągnięte i utrzymane przez wymagany okres.
Fakty i Mity
MIT: Kontrola zawsze oznacza problemy
FAKT:
Dobrze przygotowany projekt, z pełną dokumentacją i zgodną realizacją, przechodzi kontrolę bez żadnych zastrzeżeń.
MIT: Kontrole są zapowiadane z kilkutygodniowym wyprzedzeniem
FAKT:
Zdarza się, że kontrola pojawia się z kilkudniowym (lub nawet jednodniowym) wyprzedzeniem – szczególnie w przypadku kontroli doraźnych.
MIT: Jeśli coś pójdzie nie tak, trzeba oddać całą dotację
FAKT:
Zazwyczaj kwestionowane są konkretne wydatki, nie całość projektu. Instytucja może nałożyć korektę finansową, a nie od razu żądać zwrotu całej kwoty.
MIT: Wystarczy raz pokazać dokumentację
FAKT:
Dokumenty mogą być weryfikowane wielokrotnie – zarówno w trakcie realizacji, jak i po jej zakończeniu (do kilku lat).
MIT: Nikt nie sprawdza efektów projektu
FAKT:
Rezultaty (np. utworzone miejsca pracy, wdrożone rozwiązania) są często kontrolowane w ramach tzw. trwałości projektu.
Jak przygotować się do kontroli?
- Prowadź dokumentację na bieżąco – nie zostawiaj uzupełnień na koniec.
- Zadbaj o przejrzyste segregowanie dokumentów – podziel je według kategorii wydatków.
- Zachowuj wszystkie wersje umów i aneksów.
- Zadbaj o spójność danych między fakturami, opisami, raportami i wnioskami o płatność.
- Szkol zespół – osoby odpowiedzialne za projekt powinny wiedzieć, gdzie co się znajduje.
Podsumowanie
Kontrola projektu unijnego nie musi być stresującym doświadczeniem, jeśli jesteś dobrze przygotowany. Warto potraktować ją jako element procesu, który ma potwierdzić, że wszystko przebiega zgodnie z planem. A jeśli nie masz pewności, czy Twoja dokumentacja spełnia wymagania – możesz to sprawdzić jeszcze przed wizytą kontrolerów.
