Najczęstsze błędy przy rozliczaniu dotacji – i jak ich uniknąć

    Uzyskanie dotacji to tylko połowa sukcesu. Prawdziwe wyzwanie zaczyna się przy jej rozliczaniu. Nawet dobrze zrealizowany projekt może zakończyć się problemami, jeśli beneficjent popełni błędy formalne. W tym artykule podpowiadamy, na co zwrócić uwagę i jak uniknąć najczęstszych pułapek przy rozliczaniu projektów unijnych.

1. Brak kompletnej dokumentacji

To jeden z najczęstszych powodów zakwestionowania wydatków przez instytucję kontrolującą. Umowy, protokoły odbioru, oferty, potwierdzenia zapłaty – wszystko musi być kompletne, spójne i zgodne z wytycznymi.

Jak tego uniknąć?

– Stwórz checklistę dokumentów dla każdego wydatku.
– Regularnie archiwizuj wszystkie pliki i skany.
– Nie czekaj z dokumentowaniem do końca projektu.

2. Nieprawidłowe stosowanie zasad konkurencyjności

Wydatki przekraczające określone progi muszą być poprzedzone odpowiednim trybem wyboru wykonawcy. Wiele firm zapomina o ogłoszeniu zapytania ofertowego lub nie dokumentuje przebiegu postępowania.

Jak tego uniknąć?

– Przed wydatkiem sprawdź próg konkurencyjności określony w dokumentacji konkursowej.
– Zachowuj pełną dokumentację postępowania – od publikacji zapytania, po protokół wyboru

3. Opóźnienia w harmonogramie

Niezrealizowanie działań w terminie może skutkować koniecznością zwrotu środków lub obniżeniem wartości dofinansowania.

Jak tego uniknąć?

– Monitoruj postęp projektu co najmniej raz w miesiącu.
– W razie ryzyka opóźnienia – jak najszybciej złóż wniosek o aneks.
– Ustal wewnętrzne „bufory czasowe” – nie zostawiaj działań na ostatnią chwilę.

4. Wydatki niezgodne z wnioskiem

Częstym błędem jest zakup lub realizacja działań, które nie były zaplanowane we wniosku. Instytucje nie zwracają kosztów, które nie zostały wcześniej zatwierdzone.

Jak tego uniknąć?

– Każdy wydatek sprawdzaj z harmonogramem i budżetem projektu.
– W razie potrzeby – aktualizuj wniosek poprzez aneks.
– Skonsultuj zmiany z opiekunem projektu przed ich wdrożeniem.

5. Błędy we wnioskach o płatność

Niewłaściwe przypisanie wydatków do kategorii, nieczytelne opisy, brak załączników – to drobne błędy, które mogą wstrzymać wypłatę transzy.

Jak tego uniknąć?

– Pracuj na szablonach zatwierdzonych przez instytucję.
– Wysyłaj wniosek do sprawdzenia osobie z doświadczeniem.
– Zadbaj o spójność opisów z fakturami i dokumentacją projektu.

Podsumowanie

Rozliczanie dotacji to proces, który wymaga dokładności, cierpliwości i znajomości procedur. Wiele błędów wynika z pośpiechu, niewiedzy lub braku systematyczności. Warto zaplanować ten etap projektu z takim samym zaangażowaniem, jak jego realizację.